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2013青岛市非师范类普通高校毕业生档案转递工作须知

信息来源: 山东政法学院 发布日期: 2013-05-22浏览次数:

省内各高等院校毕业生就业及档案管理部门:

  为贯彻落实省人社厅鲁人社字〔2012〕400号文件精神,加强青岛市非师范类普通高校毕业生档案转递工作的管理, 规范档案转递程序,为毕业生查询、转递档案提供便捷准确的服务,现将有关要求告知如下:

  一、档案转递范围

  1、根据档案管理有关规定,青岛市人力资源和社会保障局高校毕业生就业处(以下简称:青岛市人社局高校毕业生处)只接收毕业时无单位、户籍为青岛且报到证派往:“青岛市人力资源和社会保障局”(含山东省人事厅)的青岛地区非师范类普通高校未就业毕业生的档案。

  2、毕业时报到证已派往青岛地区接收单位的非师范类普通高校毕业生档案,各院校应按鲁人社字〔2012〕400号文件要求,直接邮寄到档案接收单位。

  3、青岛市人社局高校毕业生处不接收毕业生自带档案。无报到证的 (包括由毕业学校直接考博、考研或专升本的、出国的、入伍)、 报到证已派接收单位及生源地不是青岛地区的毕业生档案不予接收。

  二、档案要求

   1、档案内材料应附清单:按国家有关规定,毕业生档案内应附材料清单。档案袋上已带有清单的,需认真填齐;没有清单的,要填制清单附档案内。延期转递的毕业生档案,除附清单外,还需在档案转递单上注明毕业年度、延期转档原因。

  2、档案袋封面要求:首先要书写工整,封面整洁,其次档案袋封面必须粘贴标签(可用A4纸横版整张或二分之一张打印),贴在档案袋封面上即可。标签内容如下:

 序号

  毕业年份

 姓名

 毕业学校

 专业

  学历

  身份证号

 户籍所在区(市)

  三、建立和发送电子档案明细库

  各院校根据以上标签内容用EXCEL电子表格的形式建立电子档案明细库(也可通过“山东省高校毕业生就业信息网”信息导入筛选),并以“户籍所在区(市)—学校—专业” 排序。各高校在邮寄、送达档案时,按规定将建立的电子档案明细库提前2—3天发邮件到: qdbysda@126.com(请设置回执反馈)

  凡没有提前将电子档案明细库发至qdbysda@126.com邮箱的,我处不予接收。

  四、档案转递明细表及首末页的填写

  1、各院校在转递或送达档案时,以电子档案库信息为准,用A4纸打印装订成档案转递明细表。邮寄档案的院校,打印一份,随档案一齐寄至我处;直接送档的院校,一式两份,转档时一并带齐。要求档案转递明细表的排序与电子档案明细库排序一致。

   2、档案转递明细表的首、末页要求如下:

  首页注明

  XXXX大学2013年毕业生档案转递明细表

  年   月    日

  末页注明

  转递日期:                        接收日期:

  转递数量:                        接收数量:

  转递院校:(盖章)                   接受单位:(盖章)

  转递人:                          接受人:

  备注:

  联系电话:                      邮箱地址:

  五、邮寄、送达要求:

  1、邮寄档案:各院校可通过机要或快递EMS方式邮寄档案。多份以上的档案,请打包集中邮寄(整包或整盒)。包内必须按以上要求附有档案转递明细表,并要在封面上粘贴档案份数、联系人及联系电话,并注明“电子库已发”和“验收后签字”。单寄的档案同样粘贴以上内容。

  2、送达档案:青岛地区各院校,有分院的需将分院毕业生档案汇集后,集中送至我处(邮寄不予接收)。送档提前预约,预约前将电子档案明细库发邮件至:qdbysda@126.com

  3、欢迎青岛地区外各院校,也采取送达方式转递毕业生档案。送前不需预约,提前2—3天将电子档案明细库发邮件至:qdbysda@126.com即可。

  六、档案转递时间:

  7月10日~~~~~~9月20日。

  七、档案查询:请各院校老师告知青岛生源未就业毕业生档案查询自毕业当年的10月8日开始。毕业生可登录“青岛市高校毕业生就业信息网”首页的“档案流向窗口”查询(不需注册)。

  八、收挡单位、地址及联系电话

  收档单位:  青岛市人社局高校毕业生处档案室(邮寄请填写全称)

  地    址:   山东省青岛市市北区泰山路35号二楼229房间

  邮    编:  266012

  联系电话:  0532——68611008

  邮箱地址:  qdbysda@126.com        

  感谢大家一直以来对我市毕业生档案工作的大力支持,让我们携手一起共同做好毕业生档案转递工作。

  青岛市人力资源和社会保障局

  高校毕业生就业处